Entre Amigos comparte los aprendizajes de su experiencia en el desarrollo de una plataforma de datos adaptada al trabajo diario de una entidad social que interviene en un barrio de Sevilla.
Por la Asociación Entre Amigos de Sevilla
Para muchas organizaciones no gubernamentales, la digitalización comienza con un problema bastante habitual: disponemos de mucha información valiosa, pero resulta difícil organizarla y aprovecharla de manera conjunta. Parte de esa información se encuentra en cuadernos personales, los datos de los proyectos se almacenan en diferentes hojas de cálculo, los documentos se reparten entre múltiples carpetas y buena parte del conocimiento de la organización permanece en la memoria de los profesionales con más experiencia.
En la Asociación Entre Amigos de Sevilla nos encontrábamos con esta realidad mientras trabajábamos con niños, niñas, jóvenes y familias del Polígono Sur. Durante los últimos tres años hemos desarrollado una plataforma de datos compartida, diseñada a partir de las necesidades de nuestro trabajo social y educativo diario. Esta experiencia nos ha enseñado que la transformación digital no consiste principalmente en adquirir tecnología. Es, sobre todo, un proceso cultural y organizativo que transforma la manera en que un equipo registra la información, coordina su trabajo, evalúa los resultados y aprende de su propia experiencia.
Empezar por el trabajo, no por la tecnología.
Nuestro primer aprendizaje fue la importancia de identificar los problemas y las necesidades antes de elegir una solución tecnológica. Los intentos anteriores, utilizando bases de datos Access, carpetas compartidas en la nube y hojas de cálculo, nos habían permitido almacenar información, pero no disponer de un sistema estable que pudiera utilizar toda la asociación. La existencia de diferentes versiones, la fragmentación de los registros y la falta de beneficios claros dificultaban su implantación.
El punto de inflexión llegó cuando profesionales de distintas áreas de intervención comenzaron a definir qué necesitaban realmente en su trabajo diario. De manera conjunta, analizamos cómo organizar la información sobre las personas, las familias, los proyectos, las sesiones, las intervenciones y las evaluaciones que forman parte de nuestra tarea diaria. Estas conversaciones nos permitieron trasladar nuestra práctica profesional a una estructura digital antes de encargar a una empresa tecnológica el desarrollo de la plataforma.
Este planteamiento es importante porque un sistema diseñado desde fuera puede obligar a una organización a adaptar su forma de trabajar a las características del programa informático. Un sistema útil debe hacer precisamente lo contrario: adaptarse a los métodos de trabajo, el lenguaje y las responsabilidades de la organización. Por eso, su desarrollo requiere una relación estrecha entre los profesionales de la intervención social y la informática, con pruebas periódicas, aportaciones del equipo y revisiones continuas.
¿Qué ha cambiado en Entre Amigos?
Nuestra plataforma sitúa a cada persona en el centro de un registro compartido y conectado. Los profesionales autorizados pueden consultar en un mismo espacio su participación en proyectos, las intervenciones realizadas, las evaluaciones y sus vínculos familiares. Esta visión conjunta ayuda al equipo a comprender mejor la situación de cada persona y reduce la repetición de preguntas, la duplicación de tareas y las dificultades de coordinación.
Algunos ejemplos prácticos permiten comprender mejor las ventajas de este cambio.
Registros digitales que conservan la memoria de la organización
Las pequeñas intervenciones pueden quedar fácilmente fuera de memorias o informes, aunque sean fundamentales en el trabajo social. Ahora, un panel de registro rápido permite al equipo anotar orientaciones, contactos con familias, derivaciones y otras actuaciones con unos pocos clics, añadiendo observaciones cuando es necesario aportar contexto. El resultado es un historial compartido que sigue disponible cuando incluso cuando cambia el personal de los proyectos, y que hace más visible el trabajo colectivo.
Una gestión de proyectos más ágil y un intercambio de información más seguro
En nuestras escuelas de verano, Entre Amigos coordina la participación de más de 300 menores en varios centros educativos. Los responsables de la coordinación necesitan datos de contacto y determinada información de salud, como alergias o necesidades de apoyo. Antes, varias personas volvían a elaborar e intercambiar estos listados cada año. Ahora, la plataforma genera listados personalizados en segundos a partir de información que se registra una sola vez y se actualiza cuando es necesario. Los permisos de acceso también ayudan a evitar que la información sensible circule por canales de mensajería informal y cuentas de correo personales.
Evaluaciones comparables para aprender y mejorar
Los profesionales utilizan un conjunto común de indicadores y una escala sencilla para evaluar a participantes, a quienes conocen por su intervención diaria en la zona. Como se emplea el mismo método en los distintos proyectos y a lo largo del tiempo, la organización puede identificar tendencias y comparar grupos de forma más consistente. En uno de los análisis, las evaluaciones acumuladas respaldaron una observación que el equipo venía haciendo desde hacía tiempo: durante las actividades de verano, los menores solían mostrar niveles de participación ligeramente superiores y otros resultados positivos en comparación con el curso escolar. Los datos no sustituyeron el criterio profesional, sino que permitieron al equipo contrastarlo y afinarlo.
Menos tareas administrativas y menos papel
Los registros digitales simplifican la elaboración de informes, ya que la asistencia, las sesiones, las intervenciones y las evaluaciones se registran a medida que se desarrolla el trabajo. El seguimiento interno de nuestro sistema de calidad también constató que Entre Amigos había reducido el consumo de papel aproximadamente un 25% con respecto a los años precedentes. Sin embargo, el beneficio más importante es el tiempo que se ha ampliado para dedicarlo al contacto personal, así como al acompañamiento educativo y social.
La implantación es el verdadero reto
Disponer de una buena plataforma informática no significa que todo el equipo vaya a empezar a utilizarla de forma inmediata. En nuestro caso, al principio había compañeros y compañeras que veían el nuevo sistema como una tarea administrativa más, que se sumaba al trabajo que ya realizaban diariamente. Poco a poco, esta percepción fue cambiando a medida que comenzaron a comprobar que la plataforma les facilitaba determinadas tareas y que su incorporación al trabajo cotidiano se hacía de forma progresiva, respetando los tiempos de adaptación del equipo.
A partir de nuestra experiencia, creemos que hay cinco cuestiones importantes que otras ONG deberían tener en cuenta al iniciar un proceso de digitalización:
- Contar desde el principio con los profesionales que realizan la intervención directa. Son quienes mejor conocen las necesidades del trabajo diario y pueden ayudar a definir qué información merece la pena recoger y cómo organizarla.
- Facilitar al máximo el registro de la información. Es importante que introducir los datos sea rápido y sencillo. Si el sistema exige demasiado tiempo o pretende recoger información innecesaria, puede acabar convirtiéndose en una carga para el equipo.
- Conseguir que el equipo conozca su utilidad. La mejor manera de implicar a los profesionales es que descubran que registrar la información les ayuda en su propio trabajo, facilita la coordinación con otros compañeros y simplifica la elaboración de informes y memorias.
- Garantizar la protección de los datos personales. Desde el principio deben establecerse permisos de acceso según las responsabilidades de cada profesional, proteger especialmente la información sensible y utilizar datos anonimizados para los análisis y estudios.
- Entender que la plataforma nunca está terminada. Las necesidades de una organización cambian y es precisamente su utilización diaria la que permite detectar errores, incorporar mejoras y desarrollar nuevas herramientas que respondan a las necesidades reales del equipo.
La calidad de los datos requiere confianza y reflexión
En nuestro equipo repetimos dos reglas básicas: registrar con honestidad y evaluar únicamente a personas a las que se conoce de verdad. Los datos estructurados pueden generar una apariencia de certeza, pero su valor depende de la calidad y del contexto de cada registro. Los indicadores comunes también han propiciado debates profesionales útiles sobre qué entendemos por inclusión, autonomía, participación o riesgo, y por qué recogemos cada dato.
Este proceso de reflexión es uno de los beneficios menos visibles de la digitalización. Diseñar un sistema de datos exige que una organización haga explícitos sus supuestos, acuerde criterios compartidos y decida qué evidencias necesita para mejorar su trabajo.
Un punto de partida práctico para la transformación digital
La experiencia de Entre Amigos muestra que una ONG no necesita convertirse en una empresa tecnológica para beneficiarse de la transformación digital. Sí necesita un propósito claro, tiempo para el diseño colectivo, un apoyo técnico adecuado y una implantación cargada de paciencia.
Para las organizaciones que comienzan este camino, la primera pregunta no debería ser qué plataforma comprar, sino qué conocimiento está perdiendo actualmente, qué tarea repetitiva podría simplificarse y qué decisiones mejorarían si se dispusiera de mejor información. Partir de una de estas necesidades concretas puede convertir la digitalización, de una aspiración abstracta, en una herramienta práctica para mejorar la intervención social.
Esta perspectiva está estrechamente vinculada al trabajo de DIGICARE sobre las competencias digitales necesarias en la intervención y acción social. Los profesionales necesitan algo más que conocimientos tecnológicos básicos: deben desarrollar la confianza y el criterio necesarios para utilizar los datos de manera responsable, proteger a las personas a las que acompañan y mantener siempre las relaciones humanas en el centro de la intervención.