L’associazione Entre Amigos condivide le implicazioni pratiche tratte dallo sviluppo di una piattaforma di gestione dei dati progettata attorno alle attività quotidiane di un’organizzazione radicata nella comunità locale di Siviglia.
A cura dell’Associazione Entre Amigos di Siviglia
Per molte organizzazioni non governative, la digitalizzazione parte da un problema comune: le informazioni preziose sono presenti ovunque, ma è difficile raccoglierle e organizzarle in modo integrato. Gli appunti sono conservati in quaderni personali, i dati dei progetti sono archiviati in fogli di calcolo separati, i documenti sono sparsi in diverse cartelle e gran parte del patrimonio di conoscenze dell’organizzazione rimane affidato alla memoria del personale più esperto.
Anche noi dell’associazione Entre Amigos di Siviglia ci siamo confrontati con questa realtà nel nostro lavoro quotidiano a fianco di bambini, giovani e famiglie del quartiere Polígono Sur di Siviglia. Negli ultimi tre anni abbiamo sviluppato una piattaforma condivisa per la gestione dei dati, pensata per rispondere alle esigenze concrete delle nostre attività sociali ed educative. Questo percorso ci ha insegnato che la trasformazione digitale va ben oltre la semplice adozione di nuove tecnologie: è soprattutto un processo di cambiamento culturale e organizzativo, che coinvolge il modo in cui un gruppo di lavoro raccoglie e condivide le informazioni, coordina gli interventi, valuta i risultati e valorizza l’esperienza acquisita per migliorare continuamente il proprio operato.
Partire dalle esigenze del lavoro quotidiano, non dal software
La prima lezione che abbiamo imparato è stata l’importanza di individuare con chiarezza i problemi da risolvere prima di scegliere gli strumenti tecnologici da utilizzare. In passato avevamo sperimentato diverse soluzioni, tra cui database Access, cartelle condivise nel cloud e fogli di calcolo. Sebbene questi strumenti ci permettessero di archiviare le informazioni, non erano riusciti a dare vita a un sistema stabile, condiviso e facilmente utilizzabile da tutta l’organizzazione. La presenza di versioni differenti dei documenti, la frammentazione dei dati e la difficoltà nel percepire i benefici concreti di questi strumenti ne ostacolavano l’adozione.
La svolta è arrivata quando abbiamo coinvolto direttamente i professionisti del sociale impegnati nei diversi ambiti di intervento, chiedendo loro di individuare le esigenze reali del lavoro quotidiano. Attraverso un percorso di confronto e collaborazione, abbiamo ricostruito e organizzato gli elementi fondamentali delle nostre attività: le persone e le famiglie accompagnate, i progetti, gli incontri, gli interventi e i processi di valutazione. Questo lavoro condiviso ci ha permesso di tradurre le nostre pratiche professionali in una struttura digitale coerente, prima ancora di affidarci a un fornitore tecnologico per lo sviluppo della piattaforma.
Questo approccio è importante perché un sistema progettato esternamente può costringere un’organizzazione ad adattare il proprio lavoro al software. Un sistema utile fa invece il contrario: supporta i metodi, il linguaggio e le responsabilità dell’organizzazione. Il processo di sviluppo richiede quindi una stretta collaborazione tra professionisti e specialisti tecnici, con test, feedback e revisioni regolari.
Cosa è cambiato all’interno di Entre Amigos
La piattaforma consente oggi di mettere ogni persona al centro di un sistema integrato di informazioni. I professionisti autorizzati possono consultare, in un unico spazio, i dati relativi alla partecipazione ai progetti, agli interventi realizzati, alle valutazioni e ai legami familiari. Questa visione condivisa permette al gruppo di lavoro di comprendere meglio il contesto complessivo di ciascuna persona, riducendo la necessità di richiedere più volte le stesse informazioni, le duplicazioni delle attività e le difficoltà di coordinamento.
Diversi esempi concreti dimostrano il valore di questo cambiamento:
Archivi digitali per conservare e valorizzare il patrimonio di conoscenze dell’organizzazione
I piccoli interventi quotidiani spesso non vengono documentati nei report ufficiali, nonostante rappresentino una parte fondamentale del lavoro sociale. Oggi, grazie a un pannello di registrazione rapida, gli operatori possono documentare con pochi clic le attività di orientamento, i contatti con le famiglie, gli invii ad altri servizi e le altre azioni svolte, aggiungendo eventuali note quando è necessario fornire maggiori informazioni sul contesto. Il risultato è una documentazione condivisa degli interventi, che rimane accessibile anche in caso di cambiamenti nei ruoli del personale e permette di rendere più visibile il lavoro svolto collettivamente.
Una gestione più rapida dei progetti e una condivisione più sicura delle informazioni
Per le nostre attività estive, Entre Amigos coordina oltre 300 bambini in diversi centri educativi. I coordinatori hanno bisogno di disporre dei recapiti e di alcune informazioni sanitarie, come eventuali allergie o specifiche esigenze di supporto. In passato, ogni anno diverse persone dovevano ricreare e scambiarsi questi elenchi. Oggi la piattaforma consente di generare elenchi personalizzati in pochi secondi, a partire da informazioni registrate una sola volta e aggiornate quando necessario. Le autorizzazioni di accesso contribuiscono inoltre a evitare che le informazioni sensibili vengano condivise attraverso canali di messaggistica informali e account di posta elettronica personali.
Valutazioni più omogenee e confrontabili per favorire l’apprendimento e il miglioramento continuo
I professionisti utilizzano un insieme comune di indicatori e una semplice scala di valutazione per valutare i partecipanti che conoscono direttamente. Poiché lo stesso metodo viene utilizzato nei diversi progetti e nel corso del tempo, l’organizzazione può individuare le tendenze e confrontare i gruppi in modo più coerente.<br/>In un’analisi, le valutazioni raccolte nel tempo hanno fornito elementi a sostegno di un’osservazione che il gruppo di lavoro aveva maturato da tempo: durante le attività estive, i bambini mostravano spesso livelli leggermente più elevati di partecipazione e altri risultati positivi rispetto al periodo scolastico.<br/>I dati non hanno sostituito il giudizio professionale, ma hanno permesso al gruppo di lavoro di verificarlo e perfezionarlo.
Meno burocrazia e un minore utilizzo della carta
La registrazione digitale dei dati semplifica la preparazione dei report, poiché le presenze, le sessioni, gli interventi e le valutazioni vengono documentati man mano che le attività si svolgono. Il monitoraggio interno della qualità ha inoltre rilevato che Entre Amigos ha ridotto il consumo di carta di circa il 25% nell’anno precedente alla stesura del libro dedicato al nostro processo di digitalizzazione. Il beneficio più importante, tuttavia, è il tempo che può essere dedicato al sostegno educativo e sociale.
La vera sfida è passare dalla progettazione alla pratica
Una piattaforma tecnicamente valida non diventa automaticamente parte integrante delle pratiche di un’organizzazione. Inizialmente, alcuni colleghi temevano che il nuovo sistema avrebbe aggiunto un ulteriore compito amministrativo a un lavoro già impegnativo. L’adozione della piattaforma è migliorata quando il personale ha iniziato a sperimentarne i benefici concreti e quando l’organizzazione ha consentito una transizione graduale.
La nostra esperienza ci ha portato a individuare cinque principi pratici che possono essere utili anche ad altre organizzazioni non governative:
- Coinvolgere fin dall’inizio i professionisti che operano direttamente sul campo. Sono loro a conoscere i reali processi di lavoro e a saper individuare quali informazioni sono effettivamente utili.
- Rendere la registrazione delle informazioni rapida e proporzionata. Un sistema che cerca di raccogliere ogni possibile dato rischia di sovraccaricare le persone che devono utilizzarlo.
- Spiegare al gruppo di lavoro i benefici del sistema. Il personale è più propenso a registrare le informazioni in modo costante quando queste risultano utili per coordinare le attività, trovare risposte o preparare i report.
- Integrare la tutela della privacy fin dalla progettazione. È importante definire i ruoli e i livelli di accesso, limitare l’accesso ai dati sensibili, utilizzare dati anonimizzati per le analisi e stabilire regole chiare per la documentazione delle attività.
- Considerare la piattaforma come un servizio in continua evoluzione. L’utilizzo quotidiano farà emergere opportunità di miglioramento che nessuna specifica iniziale può prevedere.
La qualità dei dati si costruisce attraverso la fiducia e la riflessione condivisa
All’interno del nostro gruppo di lavoro ribadiamo spesso due regole fondamentali: registrare le informazioni in modo onesto e valutare soltanto le persone che si conoscono realmente. I dati strutturati possono trasmettere un’impressione di certezza, ma il loro valore dipende dalla qualità e dal contesto di ogni singola registrazione. L’utilizzo di indicatori comuni ha inoltre favorito un confronto professionale costruttivo sul significato che attribuiamo a concetti come inclusione, autonomia, partecipazione o rischio, e sulle ragioni per cui raccogliamo ciascuna informazione.
Questa capacità di stimolare la riflessione è uno dei benefici meno visibili della digitalizzazione. Progettare un sistema di gestione dei dati richiede infatti a un’organizzazione di esplicitare i propri presupposti, concordare criteri condivisi e stabilire quali evidenze siano necessarie per migliorare il proprio lavoro.
Un punto di partenza concreto per la trasformazione digitale
L’esperienza di Entre Amigos dimostra che un’organizzazione non governativa non deve necessariamente trasformarsi in un’azienda tecnologica per beneficiare della trasformazione digitale. Ha però bisogno di obiettivi chiari, di tempo da dedicare alla progettazione condivisa, di un supporto tecnico adeguato e di un processo di implementazione graduale e paziente.
Per le organizzazioni che intraprendono questo percorso, la prima domanda da porsi non è quale piattaforma acquistare, ma quali conoscenze l’organizzazione stia attualmente perdendo, quali attività ripetitive potrebbero essere semplificate e quali decisioni potrebbero migliorare grazie alla disponibilità di informazioni più complete e accurate. Partire da una di queste esigenze concrete può trasformare la digitalizzazione da un obiettivo astratto a uno strumento pratico per migliorare gli interventi in ambito sociale.
Questa prospettiva è strettamente collegata al lavoro di DIGICARE sulle competenze digitali necessarie nei servizi sociali e di assistenza. I professionisti hanno bisogno di qualcosa di più delle competenze tecniche di base: devono sviluppare la sicurezza e la capacità di giudizio necessarie per utilizzare i dati in modo responsabile, tutelare le persone che sostengono e mantenere le relazioni umane al centro della propria attività professionale.