{"id":1347,"date":"2026-10-15T10:22:58","date_gmt":"2026-10-15T10:22:58","guid":{"rendered":"https:\/\/digicare-project.eu\/noticias\/digital-transformation-in-ngos-starts-with-people-and-practice"},"modified":"2026-10-27T11:02:19","modified_gmt":"2026-10-27T11:02:19","slug":"digital-transformation-in-ngos-starts-with-people-and-practice","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digicare-project.eu\/es\/noticias\/digital-transformation-in-ngos-starts-with-people-and-practice","title":{"rendered":"La transformaci\u00f3n digital en las ONG comienza por las personas y el trabajo cotidiano"},"content":{"rendered":"\n

Entre Amigos comparte los aprendizajes de su experiencia en el desarrollo de una plataforma de datos adaptada al trabajo diario de una entidad social que interviene en un barrio de Sevilla.<\/strong><\/p>\n\n

Por la Asociaci\u00f3n Entre Amigos de Sevilla<\/p>\n\n

Para muchas organizaciones no gubernamentales, la digitalizaci\u00f3n comienza con un problema bastante habitual: disponemos de mucha informaci\u00f3n valiosa, pero resulta dif\u00edcil organizarla y aprovecharla de manera conjunta. Parte de esa informaci\u00f3n se encuentra en cuadernos personales, los datos de los proyectos se almacenan en diferentes hojas de c\u00e1lculo, los documentos se reparten entre m\u00faltiples carpetas y buena parte del conocimiento de la organizaci\u00f3n permanece en la memoria de los profesionales con m\u00e1s experiencia. <\/p>\n\n

En la Asociaci\u00f3n Entre Amigos de Sevilla nos encontr\u00e1bamos con esta realidad mientras trabaj\u00e1bamos con ni\u00f1os, ni\u00f1as, j\u00f3venes y familias del Pol\u00edgono Sur. Durante los \u00faltimos tres a\u00f1os hemos desarrollado una plataforma de datos compartida, dise\u00f1ada a partir de las necesidades de nuestro trabajo social y educativo diario. Esta experiencia nos ha ense\u00f1ado que la transformaci\u00f3n digital no consiste principalmente en adquirir tecnolog\u00eda. Es, sobre todo, un proceso cultural y organizativo que transforma la manera en que un equipo registra la informaci\u00f3n, coordina su trabajo, eval\u00faa los resultados y aprende de su propia experiencia. <\/p>\n\n

Empezar por el trabajo, no por la tecnolog\u00eda.<\/h2>\n\n

Nuestro primer aprendizaje fue la importancia de identificar los problemas y las necesidades antes de elegir una soluci\u00f3n tecnol\u00f3gica. Los intentos anteriores, utilizando bases de datos Access, carpetas compartidas en la nube y hojas de c\u00e1lculo, nos hab\u00edan permitido almacenar informaci\u00f3n, pero no disponer de un sistema estable que pudiera utilizar toda la asociaci\u00f3n. La existencia de diferentes versiones, la fragmentaci\u00f3n de los registros y la falta de beneficios claros dificultaban su implantaci\u00f3n. <\/p>\n\n

El punto de inflexi\u00f3n lleg\u00f3 cuando profesionales de distintas \u00e1reas de intervenci\u00f3n comenzaron a definir qu\u00e9 necesitaban realmente en su trabajo diario. De manera conjunta, analizamos c\u00f3mo organizar la informaci\u00f3n sobre las personas, las familias, los proyectos, las sesiones, las intervenciones y las evaluaciones que forman parte de nuestra tarea diaria. Estas conversaciones nos permitieron trasladar nuestra pr\u00e1ctica profesional a una estructura digital antes de encargar a una empresa tecnol\u00f3gica el desarrollo de la plataforma. <\/p>\n\n

Este planteamiento es importante porque un sistema dise\u00f1ado desde fuera puede obligar a una organizaci\u00f3n a adaptar su forma de trabajar a las caracter\u00edsticas del programa inform\u00e1tico. Un sistema \u00fatil debe hacer precisamente lo contrario: adaptarse a los m\u00e9todos de trabajo, el lenguaje y las responsabilidades de la organizaci\u00f3n. Por eso, su desarrollo requiere una relaci\u00f3n estrecha entre los profesionales de la intervenci\u00f3n social y la inform\u00e1tica, con pruebas peri\u00f3dicas, aportaciones del equipo y revisiones continuas. <\/p>\n\n

\u00bfQu\u00e9 ha cambiado en Entre Amigos?<\/h2>\n\n

Nuestra plataforma sit\u00faa a cada persona en el centro de un registro compartido y conectado. Los profesionales autorizados pueden consultar en un mismo espacio su participaci\u00f3n en proyectos, las intervenciones realizadas, las evaluaciones y sus v\u00ednculos familiares. Esta visi\u00f3n conjunta ayuda al equipo a comprender mejor la situaci\u00f3n de cada persona y reduce la repetici\u00f3n de preguntas, la duplicaci\u00f3n de tareas y las dificultades de coordinaci\u00f3n. <\/p>\n\n

Algunos ejemplos pr\u00e1cticos permiten comprender mejor las ventajas de este cambio.<\/p>\n\n

Registros digitales que conservan la memoria de la organizaci\u00f3n<\/h3>\n\n

Las peque\u00f1as intervenciones pueden quedar f\u00e1cilmente fuera de memorias o informes, aunque sean fundamentales en el trabajo social. Ahora, un panel de registro r\u00e1pido permite al equipo anotar orientaciones, contactos con familias, derivaciones y otras actuaciones con unos pocos clics, a\u00f1adiendo observaciones cuando es necesario aportar contexto. El resultado es un historial compartido que sigue disponible cuando incluso cuando cambia el personal de los proyectos, y que hace m\u00e1s visible el trabajo colectivo. <\/p>\n\n

Una gesti\u00f3n de proyectos m\u00e1s \u00e1gil y un intercambio de informaci\u00f3n m\u00e1s seguro<\/h3>\n\n

En nuestras escuelas de verano, Entre Amigos coordina la participaci\u00f3n de m\u00e1s de 300 menores en varios centros educativos. Los responsables de la coordinaci\u00f3n necesitan datos de contacto y determinada informaci\u00f3n de salud, como alergias o necesidades de apoyo. Antes, varias personas volv\u00edan a elaborar e intercambiar estos listados cada a\u00f1o. Ahora, la plataforma genera listados personalizados en segundos a partir de informaci\u00f3n que se registra una sola vez y se actualiza cuando es necesario. Los permisos de acceso tambi\u00e9n ayudan a evitar que la informaci\u00f3n sensible circule por canales de mensajer\u00eda informal y cuentas de correo personales. <\/p>\n\n

Evaluaciones comparables para aprender y mejorar<\/h3>\n\n

Los profesionales utilizan un conjunto com\u00fan de indicadores y una escala sencilla para evaluar a participantes, a quienes conocen por su intervenci\u00f3n diaria en la zona. Como se emplea el mismo m\u00e9todo en los distintos proyectos y a lo largo del tiempo, la organizaci\u00f3n puede identificar tendencias y comparar grupos de forma m\u00e1s consistente. En uno de los an\u00e1lisis, las evaluaciones acumuladas respaldaron una observaci\u00f3n que el equipo ven\u00eda haciendo desde hac\u00eda tiempo: durante las actividades de verano, los menores sol\u00edan mostrar niveles de participaci\u00f3n ligeramente superiores y otros resultados positivos en comparaci\u00f3n con el curso escolar. Los datos no sustituyeron el criterio profesional, sino que permitieron al equipo contrastarlo y afinarlo. <\/p>\n\n

Menos tareas administrativas y menos papel<\/h3>\n\n

Los registros digitales simplifican la elaboraci\u00f3n de informes, ya que la asistencia, las sesiones, las intervenciones y las evaluaciones se registran a medida que se desarrolla el trabajo. El seguimiento interno de nuestro sistema de calidad tambi\u00e9n constat\u00f3 que Entre Amigos hab\u00eda reducido el consumo de papel aproximadamente un 25% con respecto a los a\u00f1os precedentes. Sin embargo, el beneficio m\u00e1s importante es el tiempo que se ha ampliado para dedicarlo al contacto personal, as\u00ed como al acompa\u00f1amiento educativo y social. <\/p>\n\n

La implantaci\u00f3n es el verdadero reto<\/h2>\n\n

Disponer de una buena plataforma inform\u00e1tica no significa que todo el equipo vaya a empezar a utilizarla de forma inmediata. En nuestro caso, al principio hab\u00eda compa\u00f1eros y compa\u00f1eras que ve\u00edan el nuevo sistema como una tarea administrativa m\u00e1s, que se sumaba al trabajo que ya realizaban diariamente. Poco a poco, esta percepci\u00f3n fue cambiando a medida que comenzaron a comprobar que la plataforma les facilitaba determinadas tareas y que su incorporaci\u00f3n al trabajo cotidiano se hac\u00eda de forma progresiva, respetando los tiempos de adaptaci\u00f3n del equipo. <\/p>\n\n

A partir de nuestra experiencia, creemos que hay cinco cuestiones importantes que otras ONG deber\u00edan tener en cuenta al iniciar un proceso de digitalizaci\u00f3n:<\/p>\n\n

    \n
  • Contar desde el principio con los profesionales que realizan la intervenci\u00f3n directa. Son quienes mejor conocen las necesidades del trabajo diario y pueden ayudar a definir qu\u00e9 informaci\u00f3n merece la pena recoger y c\u00f3mo organizarla. <\/li>\n\n\n\n
  • Facilitar al m\u00e1ximo el registro de la informaci\u00f3n. Es importante que introducir los datos sea r\u00e1pido y sencillo. Si el sistema exige demasiado tiempo o pretende recoger informaci\u00f3n innecesaria, puede acabar convirti\u00e9ndose en una carga para el equipo. <\/li>\n\n\n\n
  • Conseguir que el equipo conozca su utilidad. La mejor manera de implicar a los profesionales es que descubran que registrar la informaci\u00f3n les ayuda en su propio trabajo, facilita la coordinaci\u00f3n con otros compa\u00f1eros y simplifica la elaboraci\u00f3n de informes y memorias. <\/li>\n\n\n\n
  • Garantizar la protecci\u00f3n de los datos personales. Desde el principio deben establecerse permisos de acceso seg\u00fan las responsabilidades de cada profesional, proteger especialmente la informaci\u00f3n sensible y utilizar datos anonimizados para los an\u00e1lisis y estudios. <\/li>\n\n\n\n
  • Entender que la plataforma nunca est\u00e1 terminada. Las necesidades de una organizaci\u00f3n cambian y es precisamente su utilizaci\u00f3n diaria la que permite detectar errores, incorporar mejoras y desarrollar nuevas herramientas que respondan a las necesidades reales del equipo. <\/li>\n<\/ul>\n\n

    La calidad de los datos requiere confianza y reflexi\u00f3n<\/h2>\n\n

    En nuestro equipo repetimos dos reglas b\u00e1sicas: registrar con honestidad y evaluar \u00fanicamente a personas a las que se conoce de verdad. Los datos estructurados pueden generar una apariencia de certeza, pero su valor depende de la calidad y del contexto de cada registro. Los indicadores comunes tambi\u00e9n han propiciado debates profesionales \u00fatiles sobre qu\u00e9 entendemos por inclusi\u00f3n, autonom\u00eda, participaci\u00f3n o riesgo, y por qu\u00e9 recogemos cada dato. <\/p>\n\n

    Este proceso de reflexi\u00f3n es uno de los beneficios menos visibles de la digitalizaci\u00f3n. Dise\u00f1ar un sistema de datos exige que una organizaci\u00f3n haga expl\u00edcitos sus supuestos, acuerde criterios compartidos y decida qu\u00e9 evidencias necesita para mejorar su trabajo. <\/p>\n\n

    Un punto de partida pr\u00e1ctico para la transformaci\u00f3n digital <\/h2>\n\n

    La experiencia de Entre Amigos muestra que una ONG no necesita convertirse en una empresa tecnol\u00f3gica para beneficiarse de la transformaci\u00f3n digital. S\u00ed necesita un prop\u00f3sito claro, tiempo para el dise\u00f1o colectivo, un apoyo t\u00e9cnico adecuado y una implantaci\u00f3n cargada de paciencia. <\/p>\n\n

    Para las organizaciones que comienzan este camino, la primera pregunta no deber\u00eda ser qu\u00e9 plataforma comprar, sino qu\u00e9 conocimiento est\u00e1 perdiendo actualmente, qu\u00e9 tarea repetitiva podr\u00eda simplificarse y qu\u00e9 decisiones mejorar\u00edan si se dispusiera de mejor informaci\u00f3n. Partir de una de estas necesidades concretas puede convertir la digitalizaci\u00f3n, de una aspiraci\u00f3n abstracta, en una herramienta pr\u00e1ctica para mejorar la intervenci\u00f3n social. <\/p>\n\n

    Esta perspectiva est\u00e1 estrechamente vinculada al trabajo de DIGICARE sobre las competencias digitales necesarias en la intervenci\u00f3n y acci\u00f3n social. Los profesionales necesitan algo m\u00e1s que conocimientos tecnol\u00f3gicos b\u00e1sicos: deben desarrollar la confianza y el criterio necesarios para utilizar los datos de manera responsable, proteger a las personas a las que acompa\u00f1an y mantener siempre las relaciones humanas en el centro de la intervenci\u00f3n. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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